Оплата страхования по ипотеке

Из года в год с этим вопросом происходит одно и тоже: после того как мы оплатили страховку нам звонят не то из Москвы, не то из Новосибирска угрожают штрафами за несвоевременную оплату, даже не спросив сначала оплачивали мы ее или нет. В этот раз получилось не лучше (пора было бы уже привыкнуть конечно). Во-первых, изначально нам не дали оплатить страховку в срок, а именно 30.09.2016, т.к. предыдущий полис истек 29.09.2016. Заемщик (М-х Д.В.) обратился в ДО 174 Алтайского отделения в г. Барнауле по адресу Челюскинцев 67а, где ему отказали принять оплату за страхования, потому что нет руководителя отделения (то ли отпуск, то ли больничный). Непонятно почему работа в офисе банка должна встать если что-то случилось с руководителем, почему нет лица его заменяющего? Пришлось ехать в другое отделение 01.10.2016 № 192, где заемщик благополучно оплатил страховку. Однако как уже было сказано в начале, история повторилась 3-й раз подряд (ипотеку платим 4 года, просто в первый год сотрудник был компетентный и таких проблем не было). 11.10.2016 в 13:28 местного времени (Барнаульского) позвонила некая Ольга с номера 4955003450 и не уточнив оплачивали мы страховку или нет, протараторила, что мы обязаны это сделать иначе будут санкции штрафные. Я ей всю ситуацию объяснила не без возмущения в голосе, она было хотела предложить мне самой им отправить документы об оплате страховки, но я сказала, что ничего делать не собираюсь - разбирайтесь мол сами. Она просила уточнить фамилию сотрудника кому супруг-основной заемщик оплачивал страховку в отделении 192 и перезвонить по номеру 88003335501. Я нашла документы, фамилия сотрудника там отсутствовала, перезвонила и сообщила эту информацию уже другому оператору. В чеке об оплате есть только какой-то номер №965148, соответственно реквизиты, номер отделения я уже писала и время 10:39 01.10.2016. Я подозреваю, что такая ситуациям может возникать не только у нас, почему она возникает из года в год? Просто даже не знаю как быть, то ли всегда сразу после оплаты страховки и правда самим документы куда-то отправлять, то ли сотруднику что-то такое сказать, что бы он не забыл это сделать в программе, чтобы нам потом не названивали... В этот раз кстати звонили из Нижнего Новгорода.