Неустойка из-за отсутствия коммуникации между отделениями

В апреле 2016 года был взят ипотечный кредит ( кредитный договор 89542075) в офисе 8619/0102 г. Краснодар, страхование жизни титульного заёмщика так же было оформлено в этом отделении. Спустя год полис страхования жизни был продлён (серия ЗКРО номер 1401919502 от 05.04.2017) в отделении Сбербанка 9040/01409 по постоянному месту жительства в Московской области, специалист банка заверил нас, что все необходимые данные будут направлены в отделение, выдавшее кредит. Согласно условиям кредитного договора заёмщик обязан в течение 3 месяцев с даты оформления недвижимости в собственность предоставить пакет документов ( отчёт об оценочной стоимости, оформить полис страхования недвижимого имущества  и закладную). Все сроки были соблюдены. 02.03.2017 оформлена собственность, в начале мая 2017 все необходимые документы были предоставлены в офис Сбербанка по адресу станица Выселки, ул. Монтикова 67б. Полис страхования недвижимости был оформлен в данном отделении (номер 001 СБ0068574584). Закладная так же была оформлена. После списания очередного платежа по ипотеке в текущем месяце обнаружила, что сумма платежа в следующем месяце увеличена на 2330 руб. Специалист контактного центра сказал, что начислена неустойка за непредоставление документов страхования. Рекомендовали обратиться в офис, принимавший документы. Сотрудник офиса в Выселках по телефону данную проблему решить не смог и предложил подъехать лично. Никакой возможности личного посещения данного офиса у нас нет. Проживаем мы в другом регионе. Да и, собственно, почему из-за отсутствия коммуникации между отделами и недобросовестной работы сотрудников  Сбербанка мы должны тратить своё время, если все обязательства с нашей стороны выполнены. Огромная просьба разобраться в данной проблеме.