Закладной в банке не обнаружено

При выборе банка на оформление ипотеки мы остановились на Сбербанке, о чем сейчас крайне сожалеем. Договор был подписан в декабре 2015, часть документов оформлена, другую часть необходимо было оформить по факту сдачи дома (квартира была куплена в строящемся доме). Прошло время, дом был сдан в конце ноября 2016, собрав все необходимые документы от застройщика и обратившись в МФЦ были оформлены все необходимые правоустанавливающие документы и оставалось зарегистрировать закладную в банке. Так получилось, что для оформления закладной было удобно обратиться в другое отделение банка (г. Бердск, Островского, 55) ни там где изначально оформлялись документы (г. Новосибирск, Дуси Ковальчук, 75), но документы приняли без проблем, сказали через неделю подходить, закладная будет готова. Прошло 7 дней, мы обратились в отделение банка на Островского, подписали документы, девушка сказала, что в Органы регистрации документы банк сдает сам и что мы можем быть свободны, до момента закрытия ипотеки (документ выдали о замене предмета залога подписан А-вой Е.В). В феврале 2018 года мы решили продать данный объект недвижимости, заключив договор с юристом и обговорив все детали, мы принялись за переоформление документов, но не тут то было. При обращении в Сбербанк выяснилось, что никакой закладной у них не оформлялось нами, хотя на сайте Росреестра она числилась и квартира находилась в обременении у банка, у Сбербанка. Мы обратились в отделение, для того, чтобы понять как такое возможно (г. Новосибирск, Дуси Ковальчук, 75), нам сказали что закладной у них нет и не было и что был нарушен какой-то там порядок оформления документов и именно поэтому, какая то закладная числится в Росреестре?! (мне до сих пор не понятно как такое возможно,по логике специалиста, если закладной вроде как вообще нет). Специалист предложила единственное, с ее слов решение, решение проблемы оформление новой закладной. Так как это первый опыт ипотечного кредита, доверившись, мы начали оформление закладной. Оценка, которую мы делали ранее уже была не действительна и пришлось делать новую (2500р). Собрав документы мы приехали в отделение банка, все туда же на Дуси Ковальчук, документы приняли и сказали ожидать, в течение 7 дней закладная будет готова. По истечении данного срока мы приехали в отделение банка, нам выдали список документов, которые необходимы для оформления закладной в Росреестре через МФЦ. Запись производится специалистом,  сказали ждать звонка о времени записи в течение недели, не больше. 7 дней прошло, звонка не поступило, мы приняли решение ехать в офис. Приехав туда и снова отсидев очередь, с вопросом о звонке и времени записи, нам сообщили о том, что нам звонили 3 раза!? и мы не брали трубку (звонков не поступало, телефон круглосуточно был на связи, так как сделка итак затягивалась). В общем, с горем пополам, нас записи в МФЦ через 4 дня. Приехав в назначенное время с пакетом документов и ксерокопиями (специалист дал памятку, в которой был указан перечень документов с копиями (250р копии) и 2000р госпошлина и 50р комиссия за оплату госпошлины), мы подошли к нужному окну, специалист изучила предоставленные документы и сказала, что для подобного рода регистрации необходимо обязательное присутствие представителя банка (далее в комментариях).