Проблема с переводом валюты

У нашей фирмы есть валютный счет в банке ВТБ. Год назад успешно проводили валютные переводы через оперзал. 07.10.16г. в пятницу в офисе с помощью сотрудников банка успешно была проведена конвертация денежных средств из рублей в доллары для дальнейшего перевода. 10.10.16г. был выходной день по валютным операциям. Вся морока началась с 11.10.16г. Мы подключили банк-клиент и все операции проводили дистанционно. Валютный контроль отменял справку о валютных операциях, выдавая ошибку, что не найден расчетный документ, т.е. само заявление на перевод, хотя оно было создано и висело со статусом "В обработке". По горячей линии не смогли помочь ни валютный контроль, ни техническая поддержка, обосновывая это тем, что в краснодарском отделении ведутся технические работы, поэтому они не видят документы, относящиеся к нему, и направляли в местное отделение. В местном отделении также ничем помочь не могли. Не сумев ничего добиться, 13.10.16г. было принято решение провести конвертацию из долларов в рубли, но и она не проходила, висела со статусом "В обработке". На просьбу провести эту операцию в офисе сначала ответили, что не могут, т.к. у нас уже есть банк-клиент, и мы должны это делать сами, потом все же попробовали, но так ничего и не вышло. 14.10.16г. повторная попытка провести конвертацию из долларов в рубли увенчалась успехом. На радостях, что все заработало, попробовали провести валютный перевод, и опять ошибка - не найден расчетный счет, и опять никто не может ответить в чем дело, т.к. технические работы еще не закончились. В результате, вся сумма была переведена в рубли, мы потеряли приличную для нашей небольшой фирмы сумму на разнице в курсе, плюс, не сумев оплатить поставщикам, мы не уложились в сроки и пострадала репутация нашей фирмы. К сотрудникам местного отделения претензий нет, они старались помочь, но к сожалению ничем не могли. Почему сотрудники местного отделения не были предупреждены о проблемах с валютными переводами? У меня один вопрос: кто несет за это ответственность?