Поступление в зарубежный вуз, регистрация брака за границей с иностранцем, доказательство происхождения или оформление права собственности на имущество за пределами России — для этого и не только понадобится легализовать российские документы в стране пребывания. С 1961 года в большинстве стран мира ставится штамп апостиля, упрощающий международную легализацию документов. Разобрались, что это такое, где его можно получить и апостилируют ли архивные справки.
Что такое апостиль
Если простыми словами, то это легализация документа за пределами страны, в которой он был получен. Например, когда российский абитуриент хочет поступить в зарубежный вуз, он должен предоставить в том числе аттестат об окончании школы. Понятно, что во многих странах (за исключением нескольких государств) просто предъявить российский документ не получится.
Чтобы легализовать документ, существует процесс апостилирования. Он действует с 1961 года, когда государства приняли Гаагскую конвенцию. Сейчас конвенция действует в 135 странах мира (полный список), включая Россию.
Обратите внимание: конвенция четко указывает, что апостиль ставится только на официальных документах. Это:
- документы, выданные органами власти или должностными лицами, которые подчиняются юрисдикции страны-участника конвенции. Это в том числе документы из прокуратуры, секретариата суда или от судебного исполнителя;
- административные документы;
- нотариальные акты;
- официальные пометки о регистрации, визы, подписи, требующие заверения.
Следовательно, апостилировать можно вот эти российские документы:
- на все документы, которые выдает загс;
- нотариальные документы — например, доверенность;
- нотариально заверенные копии и переводы документов;
- документы об образовании: аттестаты, дипломы;
- судебные решения и приговоры, вступившие в законную силу;
- документы, выданные регистрирующим органом: ФНС, Росреестром;
- документы, выданные органами власти, — например, справка о несудимости;
- архивные справки и выписки
А вот коммерческие или таможенные бумаги, равно как и дипломатические документы, апостилировать нельзя. Чтобы легализовать эти бумаги, придется воспользоваться другими международными механизмами.
Форму апостиля конвенция никак не регламентирует. В России, например, это штамп, а в США выдают сертификат. При этом есть четкий список того, что должно быть прописано в апостиле:
- Страна, в которой выдан апостиль
- Фамилия и должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
- Наименование учреждения, чья печать проставлена на документе
- Название города, в котором проставлен апостиль
- Дата проставления апостиля
- Название органа, проставившего апостиль
- Номер апостиля
- Печать или штамп учреждения, проставившего апостиль
- Подпись должностного лица, проставившего апостиль
Апостиль может быть как на одном из двух языков конвенции (французский и английский), так и на национальном языке. Как правило, перевод штампа дублируется — с французского или английского на национальный. А вот заголовок апостиля должен быть строго на французском — Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961).
Где поставить апостиль на документы и сколько это стоит
Апостиль на конкретный документ ставят в выдавшем его органе власти или в вышестоящем ведомстве. Большинство апостилей можно получить в МФЦ в том субъекте, где получен документ. Это быстро и доступно — стандартно 45 рабочих дней, но если придется уточнять информацию, то срок увеличивается до месяца.
Министерство юстиции принимает бумаги на апостилирование документов, которые выданы госорганами федерального уровня, а также их нотариально заверенных копий и переводов. Документы воинского учета и службы апостилирует Министерство обороны, а документы об образовании — Рособрнадзор.
Апостиль на школьные аттестаты, дипломы колледжей и училищ можно получить в Департаменте образования Москвы, причем независимо от того, в каком регионе получен документ. Для местных документов срок тот же — 45 рабочих дней, а если придется отправлять запросы в другие регионы, то штамп нужно ждать дольше, но не больше 45 дней.
Справки о несудимости апостилируют в Информационном центре МВД, так как именно это ведомство формирует этот документ. Центры есть в большинстве крупных городов и в каждом областном центре.
За оформление апостиля взимается госпошлина — 2,5 тыс. рублей. Это сумма за один документ или его копию. Это значит, что если нужно апостилировать, например, свидетельство о рождении и его нотариально заверенную копию, то придется заплатить уже 5 тыс. рублей.
Обращаться за апостилем можно как лично, так и по почте. В первом случае понадобится паспорт, квитанция об оплате госпошлины и документ, на который нужно поставить апостиль. Если отправлять письмо, то к документу и квитанции нужно приложить копию паспорта. В обоих случаях придется заполнять заявление, шаблоны которого не у всех региональных ведомств доступны онлайн, поэтому личное обращение приоритетнее и быстрее.
Апостиль на диплом через «Госуслуги»
С 7 ноября 2023 года апостиль на документы об образовании (это и дипломы о высшем образовании, и аттестаты) можно получить через «Госуслуги». Теперь апостилирование документов об образовании упростится и станет более оперативным. Для получения апостиля достаточно заказать выписку на портале «Госуслуги». Граждане смогут получить электронный документ с QR-кодом, который будет содержать ссылку на электронный реестр.
Чтобы заказать электронный апостиль на Госуслугах, введите в поиске «Апостиль» и перейдите в соответствующий раздел, он называется «Проставление апостиля на документах об образовании». Следуйте по этапам, которые вам предложит пройти система, среди них — заполнение заявки, загрузка скана или фото диплома, заполнение сведений о дипломе. В конце нужно подписать заявление электронной подписью, оплатить госпошлину и отправить заявку. За статусом ее исполнения можно следить в личном кабинете.
Могут ли отказать апостилировать документы
Да, но в основном отказы связаны с внешним видом документов: нарушена целостность, ламинация, стерты буквы и печати, присутствуют пятна. Также отказывают в том случае, если данные на документе не соответствуют государственным выпискам. В основном так случается с бумагами из ЗАГСа. В этом случае нужно обращаться в ЗАГС или добиваться исправления через суд. Новый документ вам не выдадут, но зато поправят информацию в записях ведомства. Тогда можно будет снова обратиться за апостилем.
Какие существуют альтернативы апостилю
У России с некоторыми государствами заключены соглашения о правовой помощи. Это значит, что документы признаются госорганами этих стран без апостиля по принципу взаимности. В основном это государства-участники СНГ, но есть и европейские страны:
- Азербайджан
- Армения
- Албания
- Алжир
- Болгария
- Босния и Герцеговина
- Венгрия
- Вьетнам
- Испания
- Кипр
- Кыргызстан
- КНДР
- Куба
- Латвия
- Литва
- Северная Македония
- Молдавия
- Монголия
- Польша
- Румыния
- Словакия
- Словения
- Тунис
- Туркменистан
- Хорватия
- Чехия
- Эстония
Это значит, что если русский, который родился за пределами России, захочет натурализоваться в стране, он сможет предъявить документы происхождения без апостиля. И наоборот.
Если со страной нет договора о правовой помощи и она не является участницей Гаагской конвенции, то остается только сложная процедура консульской легализации. Вначале документ нужно заверить у нотариуса и в Минюсте, следом обратиться в Министерство иностранных дел, а затем обратиться в консульство страны прибытия.
Мой профиль
