В 2026 году на смену бумажным товарным накладным и актам пришел универсальный передаточный документ (УПД). Он объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ, экономя время и снижая риск ошибок. Но чтобы правильно применять его, нужно разобраться в статусах, реквизитах и электронном документообороте.
Разбираемся что такое УПД в 2026 году, кто и как его использует, как перейти на электронный формат без лишних сложностей. А если вы ищете надежных партнеров для подключения ЭДО или другие решения для бизнеса, на Банки.ру собраны специальные предложения, скидки и бонусы для предпринимателей — все на одной странице.
Что такое УПД: расшифровка и суть документа
УПД — это универсальный передаточный документ. Если говорить простыми словами, это единый бланк, который заменяет сразу несколько бумаг: счет-фактуру, товарную накладную и акт выполненных работ. Вместо того чтобы оформлять два или три разных документа на одну сделку, вы заполняете один — УПД.
Главная идея УПД — сократить документооборот. Вместо двух бумаг оформляется одна, что снижает риск потери документов, экономит время и уменьшает количество ошибок при сверках с контрагентами.
Почему УПД стал особенно актуален в 2026 году
С 1 января 2026 года в электронном документообороте УПД стал единственным официально признанным документом, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг. Приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7–26/28@ прекратил действие форматов электронных документов о передаче товаров и результатов работ, которые использовались раньше. Теперь традиционные электронные формы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ утратили силу для электронного оборота.
Действующий формат УПД — 5.03, он утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7–26/970@. ФНС России рекомендовала бизнесу заранее начать переход на применение УПД как основного отгрузочного документа, чтобы плавно перестроить бизнес-процессы и избежать спешки.
Законодательная основа УПД
Форма УПД была рекомендована к применению письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20–3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры».
Это письмо не является нормативным правовым актом, оно не изменяет и не дополняет федеральное законодательство. Однако заполнение всех реквизитов УПД, установленных статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (для первичных документов) и статьей 169 Налогового кодекса РФ (для счетов-фактур), позволяет использовать УПД одновременно для целей исчисления налога на прибыль и расчетов по налогу на добавленную стоимость.
Налогоплательщики могут использовать приведенный в письме ФНС образец УПД, самостоятельно дополняя его показателями, в том числе необходимыми для выполнения требований статьи 169 Налогового кодекса.
В итоге УПД — это удобный инструмент, который ФНС одобрила и рекомендовала. Он не отменяет другие документы полностью, но позволяет заменить их в большинстве случаев, экономя время и силы бухгалтерии. А с 2026 года в электронном виде УПД стал фактически обязательным стандартом.
Как выглядит УПД: форма, образец и обязательные реквизиты
УПД внешне очень напоминает обычный счет-фактуру, но с важными дополнениями. По сути, разработчики из ФНС взяли за основу форму счета-фактуры и добавили к ней реквизиты, необходимые для первичного учетного документа, — те самые, которые раньше были только в товарной накладной или акте выполненных работ.
В 2026 году действует электронный формат УПД версии 5.03. Именно в этом формате компании обмениваются документами через операторов электронного документооборота.
Как устроен бланк УПД
Если посмотреть на форму, она визуально делится на две большие части. Верхняя и левая части содержат реквизиты счета-фактуры, а правая и нижняя — дополнительные поля, характерные для первичного документа (накладной или акта). При этом все поля пронумерованы в соответствии с правилами заполнения, что облегчает контроль.
В верхней части УПД указываются:
- порядковый номер и дата составления (поля 1 и 1а — для исправлений);
- продавец — полное наименование, адрес (поля 2, 2а), ИНН/КПП (поле 2б);
- грузоотправитель и его адрес (поле 3) — заполняется, если отгрузка происходит не от продавца;
- грузополучатель и его адрес (поле 4) — для товарных операций;
- к платежно-расчетному документу — номер и дата (поле 5), если оплата была авансом;
- покупатель — наименование, адрес (поля 6, 6а), ИНН/КПП (поле 6б);
- валюта — наименование и код по ОКВ (поле 7);
- идентификатор госконтракта (поле 8) — при наличии;
- статус документа — поле, где проставляется цифра 1 или 2 (о статусах подробно расскажем дальше).
Кроме того, в бланке есть строка для указания документа об отгрузке (поле 5а) и для исправлений в счет-фактуре при авансах (поле 5б). Все эти реквизиты обязательны для заполнения, если соответствующие данные есть в сделке.
Самая объемная часть документа — таблица с перечнем товаров, работ или имущественных прав. В ней содержатся следующие графы (с номерами согласно бланку):
графа А — код товара (для маркируемых и прослеживаемых товаров);
1 — номер по порядку;
1а — наименование товара (описание работ, услуг), имущественного права;
1б — код вида товара (для маркируемой продукции);
2 — единица измерения (код и условное обозначение);
3 — количество (объем);
4 — цена за единицу;
5 — стоимость без налога (всего);
6 — сумма акциза (если есть);
7 — налоговая ставка (например, 22%, 10%, 0% или «без НДС»);
8 — сумма НДС, предъявляемая покупателю;
9 — стоимость с налогом (всего);
10 — страна происхождения товара (цифровой код);
10а — краткое наименование страны происхождения;
11 — регистрационный номер декларации на товары или номер партии для прослеживаемых товаров;
12 — количественная единица измерения для целей прослеживаемости (код и условное обозначение);
12а — количество товара, подлежащего прослеживаемости, в указанных единицах;
13 — стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без НДС в рублях и копейках;
14 — дополнительные реквизиты (не во всех случаях).
Как видите, таблица существенно шире, чем у обычного счета-фактуры, потому что включает данные для бухгалтерского учета и для системы прослеживаемости, которая с 2024 года активно внедряется в России.
Подписи и дополнительные поля
Под таблицей находятся строки для подписей руководителя и главного бухгалтера (или иных уполномоченных лиц), а также для индивидуального предпринимателя с указанием ОГРНИП. Здесь же — строки «Товар (груз) передал» и «Товар (груз) получил» с указанием должности, подписи и расшифровки. Эти поля как раз и делают УПД полноценным первичным документом, подтверждающим факт хозяйственной операции.
Отдельно выделены строки для основания передачи (договор, доверенность), данных о транспортировке и грузе (ссылка на транспортную накладную, масса груза и т. п.), а также для иных сведений об отгрузке и получении. Внизу предусмотрены места для печатей (при их наличии) и для указания ответственного за правильность оформления.
Где взять образец заполнения
Образец УПД можно найти в интернете на специализированных площадках или у операторов ЭДО, например, «Контур.Диадок» предоставляет встроенные шаблоны с автоматической проверкой реквизитов, что сильно упрощает заполнение.
Какие документы заменяет УПД
В зависимости от статуса и потребностей сторон УПД может заменять:
Счет-фактуру — налоговый документ, который дает покупателю право на вычет НДС. В составе УПД счет-фактурная часть заполняется по всем правилам, установленным постановлением Правительства РФ № 1137.
Товарную накладную по форме ТОРГ-12 — первичный документ, который подтверждает передачу товарно-материальных ценностей от продавца к покупателю. УПД с заполненными реквизитами первичного документа полностью заменяет ТОРГ-12.
Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, фиксирующий факт выполнения работ или оказания услуг. УПД может использоваться вместо акта, если в нем указаны все необходимые сведения о характере работ или услуг.
Таким образом, один УПД может заменить сразу два документа: счет-фактуру и накладную (или акт). Это особенно удобно для компаний, которые работают с большим количеством отгрузок: вместо двух бумаг оформляется одна, что сокращает трудозатраты бухгалтерии и снижает риск ошибок.
Важное уточнение на 2026 год
С 1 января 2026 года приказом ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7–26/28@ прекращено действие электронных форматов документа о передаче товаров при торговых операциях и документа о передаче результатов работ (услуг). Это означает, что в электронном документообороте УПД стал единственным официально признанным документом, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Однако это не значит, что ТОРГ-12 и акты полностью отменены. На бумаге эти документы по-прежнему можно использовать. Более того, компании могут обмениваться неформализованными электронными документами, например в формате PDF, и распечатывать их для подтверждения расходов. Но через операторов ЭДО такие документы уже не пройдут — только УПД.
Если вы пока работаете с бумажными ТОРГ-12 и актами, а счета-фактуры отправляете электронно, в 2026 году можно продолжать работать в том же режиме. Но если вы уже используете или планируете перейти на полный электронный документооборот, УПД станет вашим основным инструментом.
Отличие от товарной накладной (ТОРГ-12)
Главное отличие — функциональность. ТОРГ-12 — это только первичный документ. Он подтверждает, что товар передан от продавца покупателю, но не дает покупателю права на налоговый вычет по НДС. Для вычета нужна еще и счет-фактура.
УПД же выполняет обе функции одновременно. Если продавец является плательщиком НДС и заполняет УПД со статусом «1», покупатель получает и первичный документ для бухгалтерского учета, и счет-фактуру для налогового вычета — все в одном бланке.
Что меняется при переходе с ТОРГ-12 на УПД
Исчезает необходимость оформлять два отдельных документа. Вместо ТОРГ-12 и счета-фактуры вы заполняете один УПД. Это экономит время бухгалтера, сокращает количество бумаг в архиве и упрощает сверки с контрагентами.
Остается вся важная информация о поставке: наименование, количество, цена, сумма товаров, данные о продавце и покупателе. В УПД есть все те же реквизиты, что и в ТОРГ-12, плюс дополнительные — для налогового учета.
В чем экономия
Переход на УПД дает ощутимую экономию на документообороте, например, сокращается время на оформление документов — вместо двух заполняется один; уменьшается количество ошибок при сверке — меньше документов, меньше расхождений; снижаются затраты на хранение — один документ вместо двух; упрощается работа с контрагентами — особенно важно для компаний, которые работают с маркетплейсами.
Если вы планируете регистрироваться в качестве продавца на Ozon или Wildberries или открывать пункт выдачи заказов, работа с УПД станет для вас необходимостью. Эти платформы активно используют электронный документооборот, и умение работать с УПД значительно упростит взаимодействие.
Подключить электронный документооборот выгодно можно на Банки.ру. На отдельной странице мы собрали предложения ведущих операторов ЭДО, чтобы вы могли сравнить тарифы и условия.
Кто и когда может использовать УПД
Хотя УПД документ универсальный, но подходит он не всем и не всегда.
Кто может применять УПД
Плательщики НДС на общей системе налогообложения (ОСНО) используют УПД со статусом «1» — он одновременно служит и счет-фактурой, и первичным документом (накладной или актом). Это самый распространенный сценарий.
Неплательщики НДС — организации и предприниматели на упрощенной системе (УСН), ЕСХН, патенте — применяют УПД со статусом «2». В этом случае документ выполняет только функцию первичного учетного документа (накладной или акта). Счет-фактуру они не выставляют, поэтому часть налоговых реквизитов в УПД можно не заполнять.
Компании с освобождением от НДС по статье 145 НК РФ (например, медицинские центры, образовательные учреждения) также могут использовать УПД со статусом «1», но в графе налоговой ставки ставят «без НДС». В этом случае документ считается счет-фактурой, но права на вычет у покупателя не возникает.
Какие сделки можно оформлять УПД
УПД подходит для большинства хозяйственных операций:
- отгрузка товаров — заменяет товарную накладную ТОРГ-12;
- выполнение работ — заменяет акт выполненных работ;
- оказание услуг — заменяет акт оказанных услуг;
- передача имущественных прав — например, прав на аренду, лицензий, прав требования.
В одном УПД можно перечислить несколько взаимосвязанных операций. Например, продавец отгружает товары и тут же монтирует их в помещении покупателя — в УПД отдельными позициями указываются и стоимость товаров, и цена монтажа.
УПД можно использовать и при перевозке грузов, и по договорам транспортной экспедиции. А также для посреднических операций — когда заказчик отгружает товары комиссионеру или агенту для продажи. В этом случае УПД выступает первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности.
Когда УПД применять нельзя
Несмотря на универсальность, есть случаи, когда УПД не подходит:
Учет НДС с аванса. Если вы получили предоплату и должны выставить авансовый счет-фактуру, УПД для этого не используется — нужна отдельная авансовая счет-фактура.
Операции с алкогольной продукцией. Для учета оборота алкоголя требуются специальные формы документов, УПД их не заменяет.
Операции, освобожденные от налогообложения НДС, если одна из сторон сделки не является плательщиком НДС. В таких случаях организация не вправе применять УПД в качестве счета-фактуры и обязана выставить отдельный документ.
Когда нужна только счет-фактура. Статуса УПД для использования исключительно в качестве счета-фактуры не предусмотрено — форма счета-фактуры утверждена отдельно. Если вам нужен только налоговый документ без первички, лучше использовать обычную счет-фактуру.
Можно ли использовать УПД со статусом «2» и счет-фактуру одновременно
Ответ: да, можно, но обычно в этом нет необходимости.
УПД со статусом «2» — это только первичный документ. Если продавец по каким-то причинам выставляет отдельную счет-фактуру (например, покупатель просит дать ему право на вычет), то УПД со статусом «2» будет служить накладной или актом, а счет-фактура пойдет отдельным документом.
Однако ФНС допускает использование УПД как для одновременного формирования первичного документа и счета-фактуры, так и раздельно. Например, если вы сейчас обмениваетесь бумажными актами и электронными счетами-фактурами, в 2026 году можно работать так же.
На практике одновременное использование УПД со статусом «2» и отдельной счет-фактуры — это избыточный документооборот. Обычно выбирают один из вариантов:
- если продавец — плательщик НДС и хочет дать покупателю вычет — ставят статус «1» и обходятся одним документом;
- если продавец — неплательщик НДС — ставят статус «2» и счет-фактуру не выставляют;
- если продавец — плательщик НДС, но покупателю вычет не нужен (например, покупатель — физическое лицо) — можно использовать УПД со статусом «2» без отдельной счет-фактуры.
На Банки.ру представлено более 80 продуктов для бизнеса: от РКО и эквайринга до, бухгалтерских сервисов. Сравнивайте условия, выбирайте выгодные предложения и развивайте бизнес выгодно.
Статус 1 и статус 2 в УПД: в чем разница
От выбора статуса зависит, будет ли документ считаться счет-фактурой и получит ли покупатель право на налоговый вычет.
В бланке УПД есть специальное поле: «Статус: 1 — счет-фактура и передаточный документ (акт); 2 — передаточный документ (акт)». Но здесь есть важный нюанс: фактический статус документа определяется не только цифрой в этой строке, а набором заполненных реквизитов.
Если вы поставили статус «1», но не заполнили все обязательные поля счета-фактуры (например, не указали налоговую ставку или сумму НДС), документ не будет считаться счетом-фактурой. И наоборот: если у вас статус «2», но вы заполнили все реквизиты счета-фактуры, это все равно не превращает УПД в налоговый документ. Для вычета покупателю нужен именно счет-фактура, а статус «2» его не заменяет.
Статус «1» — что означает
Статус «1» означает, что УПД одновременно является счетом-фактурой и передаточным документом (накладной или актом). Это основной вариант для плательщиков НДС. Такой документ выполняет сразу две функции:
- фиксирует факт хозяйственной операции — отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг;
- дает покупателю право на налоговый вычет по НДС — при условии, что все реквизиты счета-фактуры заполнены правильно.
При статусе «1» заполняются все реквизиты, предусмотренные для счета-фактуры постановлением Правительства РФ № 1137: налоговая ставка, сумма НДС, стоимость с налогом и без, а также все остальные обязательные поля.
С 1 января 2026 года в УПД со статусом «1» нужно указывать актуальную ставку НДС. Напомним, что ставка была повышена, поэтому при заполнении документа важно проверить, правильный ли процент стоит в графе 7.
Если ваша организация стала плательщиком НДС (например, из-за превышения лимита по УСН), при отгрузке нужно выставлять УПД со статусом «1». В таком случае документ будет одновременно и отгрузочным, и налоговым.
Статус «2» — что означает
Статус «2» означает, что УПД выполняет только функцию первичного передаточного документа (накладной или акта) и не является счетом-фактурой.
Этот статус применяют:
- организации и ИП на УСН, ЕСХН, патенте и других спецрежимах, которые не являются плательщиками НДС;
- комитенты, принципалы и доверители, передающие товар комиссионерам, агентам или поверенным;
- при операциях, которые не облагаются НДС по статье 149 Налогового кодекса.
При статусе «2» допустимо не заполнять строку 7 (валюта), а также графы 6 (акциз), 7 (налоговая ставка), 8 (сумма НДС), 9 (стоимость с НДС), 10 и 10а (страна происхождения), 11 (регистрационный номер декларации), а также все поля, связанные с прослеживаемостью.
УПД со статусом «2» с НДС — возможно ли
Технически — да. Продавец может быть плательщиком НДС и заполнить в УПД со статусом «2» все налоговые реквизиты, включая ставку и сумму налога. Однако это не дает покупателю права на вычет, потому что для вычета нужен именно счет-фактура, а статус «2» его не заменяет. На практике такая ситуация возникает редко — обычно если покупатель — физическое лицо или организация, которая не работает с НДС.
Важно помнить: УПД нельзя выставлять вместо авансового счета-фактуры — это закрывающий документ, который оформляется уже после отгрузки.
Статус «1» с отметкой «Без НДС»
Особый случай — когда УПД имеет статус «1», но в графе 7 налоговой ставки указано «без НДС». Это делают организации, которые освобождены от уплаты НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ, но по каким-то причинам выставляют счет-фактуру.
Статья 145 НК РФ дает право на освобождение от обязанностей плательщика НДС, если за три предшествующих последовательных календарных месяца сумма выручки от реализации товаров (работ, услуг) без учета НДС не превысила в совокупности 2 млн рублей. Этим правом могут пользоваться как организации на ОСНО, так и на УСН.
В этом случае УПД считается счет-фактурой, но налоговая база по НДС равна нулю, и вычет у покупателя не возникает. Покупатель получает документ с пометкой «без НДС», но права на возмещение налога у него нет.
Примеры организаций, которые часто используют этот вариант:
- небольшие медицинские центры и клиники;
- образовательные учреждения;
- компании, которые временно освобождены от НДС в связи с падением выручки;
- организации, реализующие товары, облагаемые по ставке 0% (но тогда нужны подтверждающие документы).
Если организация хочет платить НДС, несмотря на право на освобождение, ей нужно перейти на общий режим налогообложения. Освобождение по статье 145 НК РФ — это право, а не обязанность, но при его применении нужно подать заявление и подтверждающие документы в налоговую.
Правила заполнения УПД в 2026 году
Разберем заполнение УПД по ключевым полям. Для статуса «1» заполняются все реквизиты в соответствии с постановлением Правительства РФ № 1137. Для статуса «2» часть полей можно не заполнять.
Шапка документа
Строка 1 — номер и дата УПД. Номер присваивается в хронологическом порядке по внутренней нумерации организации. Дата — день составления документа, обычно день отгрузки. Если выставляете исправление — заполняется строка 1а с номером исправления и новой датой.
Строка 2, 2а, 2б — продавец. Указываются полное наименование, адрес (с индексом), ИНН и КПП. Для индивидуальных предпринимателей — Ф. И. О., адрес, ИНН.
Строка 3 — грузоотправитель и его адрес. Заполняется, если товар отгружается не от продавца, а от другого лица (например, со склада поставщика). Если грузоотправитель совпадает с продавцом, можно поставить «он же».
Строка 4 — грузополучатель и его адрес. Указывается организация или ИП, которые фактически получают товар. Для работ и услуг эта строка часто не заполняется.
Строка 5 — платежно-расчетный документ. Заполняется, если была предоплата: указываются номер и дата платежного поручения или иного документа, подтверждающего оплату. Если оплата после отгрузки — поле остается пустым.
Строка 5а — документ об отгрузке. Можно указать наименование и номер транспортной накладной или иного отгрузочного документа.
Строка 6, 6а, 6б — покупатель. Аналогично продавцу: полное наименование, адрес, ИНН/КПП.
Строка 7 — валюта. Указываются наименование и код валюты по Общероссийскому классификатору валют (например, российский рубль — код 643). Для статуса «2» это поле можно не заполнять.
Строка 8 — идентификатор государственного контракта. Заполняется только при наличии госконтракта.
Поле «Статус» — проставляется цифра 1 или 2 в зависимости от того, нужна ли покупателю счет-фактура для вычета НДС.
Табличная часть
В таблице построчно перечисляются все товары, работы или услуги. Основные графы:
| Графа | Наименование | Что указывать |
| 1 | № п/п | Порядковый номер строки |
| 1а | Наименование товара (описание работ, услуг) | Точное наименование, как в договоре или спецификации |
| 2 | Единица измерения | Код по ОКЕИ и условное обозначение (шт., кг, м и т. д.) |
| 3 | Количество (объем) | Количество товара или объем работ/услуг |
| 4 | Цена за единицу | Цена в рублях и копейках (или в валюте, если она не рубль) |
| 5 | Стоимость без налога | Сумма по строке без НДС |
| 6 | Сумма акциза | Заполняется только для подакцизных товаров |
| 7 | Налоговая ставка | 22%, 10%, 0% или «без НДС» |
| 8 | Сумма НДС | Сумма налога, предъявляемая покупателю |
| 9 | Стоимость с налогом | Итоговая стоимость с НДС |
| 10, 10а | Страна происхождения | Цифровой код и краткое наименование страны — для импортных товаров |
| 11 | Регистрационный номер декларации | Для импортных товаров или товаров, подлежащих прослеживаемости |
| 12, 12а, 13 | Данные о прослеживаемости | Для товаров, включенных в систему прослеживаемости |
Для статуса «2» допустимо не заполнять графы 6, 7, 8, 9 (если НДС не выделяется), а также 10, 10а, 11 и все графы, связанные с прослеживаемостью.
Нижняя часть документа
«Всего к оплате». Итоговая сумма по всем строкам таблицы (графа 9, если заполнена).
Подписи. Сверху, в счет-фактурной части, документ подписывают руководитель организации (или иное уполномоченное лицо) и главный бухгалтер. Для индивидуального предпринимателя достаточно его подписи с указанием ОГРНИП.
«Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал». Здесь ставятся подписи лиц, непосредственно передавших и принявших товар (услугу), с указанием должности и расшифровки подписи.
«Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)». Указывается договор, доверенность или иной документ, на основании которого совершается операция.
«Данные о транспортировке и грузе». Необязательное поле, можно указать реквизиты транспортной накладной, путевого листа, массу груза и т. п.
«Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Заполняются по желанию, обычно указывается должность и Ф. И. О. сотрудника, заверившего документ.
Кто подписывает УПД
Подписание УПД зависит от того, в каком виде он составлен.
На бумаге. Документ подписывается:
- со стороны продавца — руководителем организации (или уполномоченным лицом) и главным бухгалтером. Для ИП — лично предпринимателем;
- со стороны покупателя — лицом, получившим товар (услугу), с указанием должности и расшифровкой подписи.
Если полномочия руководителя и главного бухгалтера совмещаются одним лицом, это допустимо.
В электронном виде УПД подписывается усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) уполномоченных лиц. В электронном документообороте применяется двухстороннее подписание: сначала продавец подписывает и отправляет документ, затем покупатель подписывает его при получении.
Если у вас несколько товарных позиций, документ может быть подписан разными лицами — например, кладовщиком за отгрузку и бухгалтером за правильность оформления. Это допускается.
Обязательность строки «Код товара» и отличия от счета-фактуры
В УПД есть две графы, которых нет в обычном счете-фактуре: графа А — «Код товара/работ, услуг» и графа 1б — «Код вида товара». Разберемся, обязательно ли их заполнять.
Код товара (графа А) — обязателен или нет
Графа А не является обязательной для заполнения. Как разъясняет ФНС, отсутствие этого показателя налоговых последствий не несет. Однако есть случаи, когда код указывать нужно:
- для импортных товаров — указывается код по ТН ВЭД ЕАЭС (он содержится в декларации на товары);
- для товаров, подлежащих маркировке (лекарства, обувь, шубы, табачная продукция и др.), — в графе 1б указывается код вида товара в соответствии с классификатором, утвержденным правительством;
- для товаров, включенных в систему прослеживаемости, — нужны специальные коды для идентификации.
Для обычных товаров, которые не импортируются, не маркируются и не прослеживаются, графу А можно оставить пустой или поставить прочерк.
Где взять код товара
Источник кода зависит от ситуации:
- код ТН ВЭД — берется из таможенной декларации на товары или из сертификатов соответствия;
- код вида товара для маркировки — содержится в распоряжении правительства РФ для каждой товарной группы (например, для лекарств — свой перечень кодов);
- код для прослеживаемости — присваивается налоговой службой при регистрации товаров в системе прослеживаемости;
- для работ и услуг — можно указать артикул, вид деятельности или код ОКВЭД, ОКУН для однозначной идентификации.
Если вы не работаете с импортными, маркируемыми или прослеживаемыми товарами, этот вопрос вас не касается — графу можно смело пропускать.
Как перейти на электронный УПД: пошаговая инструкция
В 2026 году переход на электронный УПД стал необходимостью для компаний, которые активно обмениваются документами с контрагентами. Особенно это актуально для продавцов на маркетплейсах — Ozon, Wildberries и «Яндекс Маркете»: эти платформы активно используют ЭДО, и работа с УПД в электронном виде значительно упрощает взаимодействие.
Вот пошаговая инструкция, как перейти на электронный УПД.
Шаг 1. Выберите оператора электронного документооборота. Оператор ЭДО — это посредник, через которого вы будете отправлять и получать электронные документы. В России работают десятки операторов, выбирайте того, с кем уже работают ваши основные контрагенты, чтобы не было проблем с совместимостью.
Шаг 2. Заключите договор с оператором. В договоре прописываются тарифы, форматы обмена и условия хранения документов. Оператор предоставит вам доступ к личному кабинету и программному обеспечению. Обратите внимание: в договоре должен быть указан формат УПД версии 5.03 — именно он действует с 2026 года.
Шаг 3. Получите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Для подписания электронных документов нужна УКЭП, которую выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Если у вас уже есть электронная подпись для сдачи отчетности в налоговую, она подойдет и для ЭДО — проверьте, что срок ее действия не истек.
Шаг 4. Настройте интеграцию со своей учетной системой. Обычно операторы предоставляют готовые модули для интеграции с 1С, «Бухгалтерией» или другими программами. Настройте автоматическую выгрузку УПД из учетной системы в личный кабинет оператора. Это сэкономит вам массу времени — документы будут формироваться автоматически, а вам останется только проверить и отправить.
Шаг 5. Согласуйте формат с контрагентами. Убедитесь, что ваш партнер использует того же оператора или совместимую платформу, и что он готов принимать электронные УПД. Если контрагент еще не перешел на ЭДО, предложите ему подключиться — это в интересах обеих сторон.
Шаг 6. Начните обмениваться документами. Первые несколько отправок проверяйте вручную: убедитесь, что контрагент получил документ, что подписи корректны и файлы открываются. Со временем процесс станет автоматическим.
Что делать, если у контрагента нет ЭДО
Если ваш контрагент пока не подключен к электронному документообороту, у вас есть несколько вариантов.
Первый вариант — продолжить обмениваться бумажными документами. Бумажные ТОРГ-12 и акты по-прежнему можно использовать, они никем не отменены. Если вы и так работаете с бумагой, ничего не меняется.
Второй вариант — использовать неформализованные электронные документы, например PDF-файлы с подписью. Их можно отправлять по электронной почте, а при необходимости распечатывать для подтверждения расходов. Однако через операторов ЭДО такие документы не пройдут.
Третий вариант — помочь контрагенту подключиться к ЭДО. Многие операторы предлагают льготные тарифы для небольших компаний. Это выгодно обеим сторонам: вы сокращаете документооборот, а контрагент получает современный инструмент для работы.
Срок хранения электронных УПД
Согласно статье 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», документы бухгалтерского учета должны храниться не менее 5 лет после окончания отчетного года. Для УПД, которые выполняют функцию счета-фактуры, действует тот же срок — 5 лет (пункт 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ).
При этом электронные документы должны храниться в неизменном виде с обеспечением возможности их прочтения. Операторы ЭДО обычно предоставляют архивное хранение, но вы также можете скачивать файлы и хранить их на своих серверах или в облачных сервисах. Главное — чтобы в любой момент вы могли предоставить документ по требованию налоговой или контрагента.
Чтобы ваш бизнес работал бесперебойно, важно вовремя пополнять оборотные средства и контролировать движение денег. На Банки.ру собраны предложения по кредитам для бизнеса. Сравните условия и выберите подходящий вариант онлайн.
Универсальный передаточный документ (УПД): что важно запомнить
- УПД — это единый документ, который заменяет счет-фактуру и первичный документ (накладную или акт) одновременно.
- Статус «1» дает покупателю право на вычет НДС и применяется плательщиками НДС, статус «2» — только первичный документ для неплательщиков НДС.
- Фактический статус определяется не только цифрой в поле «Статус», а набором заполненных реквизитов — если не заполнить все поля счета-фактуры, вычета не будет.
- Статус «1» с отметкой «Без НДС» используют организации, освобожденные от НДС по статье 145 НК РФ (например, медцентры), — вычет у покупателя не возникает.
- УПД можно применять на ОСНО, УСН, ЕСХН и патенте, а также для товаров, работ, услуг и имущественных прав, но нельзя использовать для авансовых счетов-фактур и алкогольной продукции.
- Одновременное использование УПД со статусом «2» и отдельным счетом-фактурой допустимо, но обычно избыточно — для вычета нужен именно счет-фактура.
- Код товара (графа А) обязателен только для импортных, маркируемых и прослеживаемых товаров, для остальных можно ставить прочерк.
- С 1 января 2026 года в электронном документообороте УПД стал единственным официальным документом для подтверждения отгрузки — формат 5.03 обязателен через операторов ЭДО.
- Перейти на электронный УПД просто: выберите оператора, заключите договор, получите электронную подпись, настройте интеграцию и согласуйте формат с контрагентами.
- Срок хранения УПД — не менее 5 лет для бухгалтерских документов и счетов-фактур, храните их в неизменном виде.
Поделитесь своим опытом в комментариях
Мой профиль
